CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION COOPRO

Plateforme SaaS française de gestion et d’administration de copropriété

Document à compléter et à valider avant mise en production. Les champs inconnus sont volontairement identifiés par la mention [À COMPLÉTER : …].

SOMMAIRE

PRÉAMBULE

La plateforme « Coopro » est une solution logicielle accessible à distance destinée à faciliter l’organisation, la gestion administrative, documentaire, comptable, financière et collaborative des copropriétés. Elle peut notamment proposer des outils de gestion des comptes, des rôles et habilitations, des budgets, appels de fonds, paiements, lots, tantièmes, copropriétaires, documents, assemblées générales, communications, prestataires, devis, contrats, statistiques, journaux techniques, interfaces de programmation et services interconnectés.

La Plateforme constitue un outil d’assistance et de traitement de l’information. Elle n’exerce pas, du seul fait de la mise à disposition de ses Fonctionnalités, la mission de syndic, de mandataire, d’administrateur de biens, de professionnel du chiffre, de conseil juridique, de prestataire de services de paiement, de tiers certificateur, de service de confiance ou d’archivage probatoire. Toute prestation réglementée qui serait ultérieurement proposée fera l’objet d’informations et de conditions particulières.

Les présentes Conditions générales d’utilisation encadrent l’accès à la Plateforme, ses usages, les responsabilités respectives des Parties, la sécurité, les données, les contenus, les communications, les intégrations, la réversibilité et l’évolution normale d’un service SaaS. Elles sont complétées par les documents particuliers visés à l’article 3.

ARTICLE 1 — IDENTIFICATION DE L’ÉDITEUR

La Plateforme est éditée par :

{{company_name}}, {{legal_form}}, au capital de {{share_capital}} euros ;

siège social : {{registered_office}} ;

immatriculation : RCS {{rcs_city}} sous le numéro {{siren}} ;

numéro de TVA intracommunautaire : [À COMPLÉTER : numéro] ;

directeur de la publication : {{legal_representative}} ;

adresse électronique : {{general_email}} ;

téléphone : [À COMPLÉTER : numéro] ;

hébergeur : {{host_name}}, {{host_legal_form}}, {{host_address}} - Tel : {{host_phone}} - Email : {{host_email}}.

Le délégué à la protection des données ou le contact dédié peut être joint à : {{registered_office}} - Email : {{general_email}}.

ARTICLE 2 — DÉFINITIONS

« Administrateur » : Utilisateur disposant, pour le compte d’un Client, de droits étendus lui permettant notamment de configurer une Copropriété, inviter ou supprimer des Utilisateurs, attribuer des Rôles, paramétrer des accès, consulter certains Journaux, réaliser des imports ou exports et administrer des Modules.

« Client » : personne physique ou morale, syndicat des copropriétaires, syndic professionnel ou non professionnel, administrateur provisoire, conseil syndical lorsqu’il est habilité, ou toute autre entité ayant souscrit ou activé un Espace Client.

« Contenu » : toute donnée, information, texte, fichier, image, vidéo, enregistrement, document, pièce comptable, coordonnée, commentaire, message, résolution, procès-verbal, devis, contrat, formulaire, paramètre ou autre élément déposé, généré, importé, transmis ou rendu accessible au moyen de la Plateforme.

« Copropriété » : ensemble immobilier et, selon le contexte, syndicat des copropriétaires dont les données sont administrées dans un Espace Client.

« Données Client » : données, y compris à caractère personnel, que le Client ou ses Utilisateurs confient à la Plateforme pour leur activité ou la gestion d’une Copropriété.

« Données de Compte » : informations nécessaires à la création, l’authentification, la sécurisation, la gestion et, le cas échéant, la facturation d’un compte.

« Éditeur » : entité identifiée à l’article 1.

« Espace Client » : environnement logique associé à un Client et susceptible de contenir une ou plusieurs Copropriétés, des Utilisateurs, des paramétrages et des Données Client.

« Fonctionnalités » : fonctions présentes ou futures de la Plateforme, notamment celles relatives à l’authentification, la double authentification, l’administration, la comptabilité, les budgets, les paiements, la documentation, les assemblées générales, les communications, les prestataires, les statistiques, les intégrations, les API et la sécurité.

« Journal » ou « Log » : enregistrement technique, fonctionnel ou de sécurité relatif à une action, un événement, une connexion, une modification, un envoi, une erreur ou un accès.

« Module » : ensemble cohérent de Fonctionnalités, gratuit, payant, expérimental ou fourni en interconnexion avec un tiers.

« Partie » : individuellement l’Éditeur, le Client ou, lorsque le contexte l’exige, l’Utilisateur ; « Parties » les désigne collectivement.

« Plateforme » : service Coopro, ses sites, applications, interfaces, API, bases de données, composants, espaces de stockage, Modules, versions mobiles ou de bureau et services associés.

« Rôle » : profil d’habilitation déterminant les Fonctionnalités, Données Client et actions accessibles à un Utilisateur.

« Service Tiers » : tout service, logiciel, API, hébergeur, fournisseur de communications, de paiement, d’authentification, de visioconférence, de calendrier, d’analytique ou de stockage exploité par une entité distincte de l’Éditeur.

« Utilisateur » : toute personne physique accédant à la Plateforme, notamment un représentant du Client, un syndic, un membre du conseil syndical, un copropriétaire, un occupant, un prestataire, un collaborateur ou un invité autorisé.

ARTICLE 3 — OBJET, CHAMP D’APPLICATION ET HIÉRARCHIE CONTRACTUELLE

3.1. Objet

Les présentes Conditions définissent les conditions dans lesquelles l’Éditeur concède aux Utilisateurs un droit personnel, limité, non exclusif, non cessible et révocable d’accès à la Plateforme, ainsi que les règles applicables aux comptes, contenus, communications, intégrations, données, opérations et relations entre les Parties.

3.2. Champ d’application

Les présentes Conditions s’appliquent à tout accès ou usage de la Plateforme, y compris lorsqu’un Module est gratuit, en phase de test, accessible sur invitation, fourni à titre promotionnel, intégré à un abonnement ou interconnecté à un Service Tiers. Elles s’appliquent également aux Utilisateurs qui n’ont pas personnellement souscrit l’offre mais accèdent à un Espace Client à l’invitation ou sous l’autorité du Client.

3.3. Documents contractuels

Sauf stipulation expresse contraire, l’ordre de priorité décroissant est le suivant :

contrat, bon de commande, devis accepté ou conditions particulières conclus avec le Client ;

conditions générales de vente ou de services applicables à l’offre souscrite ;

accord relatif au traitement des données figurant en annexe 1 ;

présentes Conditions générales d’utilisation ;

politique de confidentialité figurant en annexe 2 ;

politique relative aux cookies et autres traceurs figurant en annexe 3 ;

charte de sécurité et d’utilisation acceptable figurant en annexe 4 ;

documentations fonctionnelles, politiques et notices mises à disposition dans la Plateforme.

En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut pour l’objet concerné. Les conditions d’un Service Tiers régissent exclusivement la relation avec ce tiers, sans modifier les obligations propres de l’Éditeur.

ARTICLE 4 — ACCEPTATION ET FORMATION DU CONTRAT

4.1. Acceptation

L’acceptation résulte, selon les modalités proposées, de la validation d’une case dédiée, de la création d’un compte, de l’activation d’un Espace Client, de l’acceptation d’une invitation, de la souscription d’une offre, ou de tout procédé permettant d’établir un consentement non équivoque.

L’Utilisateur reconnaît avoir pu consulter, télécharger, conserver et reproduire les Conditions applicables avant leur acceptation. La version opposable est celle acceptée ou applicable à la date de l’opération litigieuse, telle qu’archivée par l’Éditeur.

4.2. Pouvoir et capacité

L’Utilisateur déclare être juridiquement capable et, lorsqu’il agit pour autrui, être valablement habilité. Il garantit l’exactitude de sa qualité et de ses pouvoirs. L’Éditeur peut demander tout justificatif utile et suspendre les droits concernés tant que la vérification n’est pas achevée.

4.3. Refus

Toute personne refusant tout ou partie des Conditions doit s’abstenir d’accéder à la Plateforme. L’absence d’utilisation d’une Fonctionnalité particulière ne prive pas d’effet les clauses qui la régissent si elle est activée ultérieurement.

ARTICLE 5 — CONDITIONS D’ACCÈS ET PRÉREQUIS

L’accès nécessite un équipement compatible, une connexion à internet, un navigateur ou système maintenu, une adresse électronique valide et, selon les Fonctionnalités, un numéro de téléphone, un compte auprès d’un Service Tiers ou des autorisations techniques spécifiques. Les coûts d’équipement, de connexion, de télécommunication, de SMS, de données mobiles et de Services Tiers restent à la charge de l’Utilisateur ou du Client.

L’Éditeur peut imposer des versions minimales de navigateur, système d’exploitation, protocole de chiffrement ou application d’authentification lorsque cela est nécessaire à la sécurité, à la compatibilité ou au maintien du service. L’utilisation d’un équipement obsolète, compromis, non mis à jour, partagé sans contrôle ou configuré de manière non sécurisée peut justifier une restriction d’accès.

ARTICLE 6 — CRÉATION, GESTION ET EXACTITUDE DES COMPTES

6.1. Création

Chaque compte est individuel, sauf compte technique ou compte de service expressément autorisé. L’Utilisateur fournit des informations exactes, complètes et à jour. Il est interdit de créer un compte sous une identité fictive, usurpée, trompeuse ou avec des coordonnées auxquelles l’Utilisateur n’a pas légitimement accès.

6.2. Invitations et rattachement

Un Utilisateur peut être invité par un Administrateur ou rattaché à une Copropriété en fonction d’informations fournies par le Client. L’Utilisateur doit signaler sans délai tout rattachement erroné, accès excessif ou perte de qualité. L’Éditeur ne vérifie pas systématiquement les liens juridiques entre une personne et une Copropriété, sauf lorsque la loi, le contrat ou un dispositif particulier l’exige.

6.3. Mise à jour

L’Utilisateur maintient ses coordonnées, sa qualité, ses pouvoirs, son adresse de notification et ses moyens d’authentification à jour. Les conséquences d’une information obsolète, d’une adresse erronée ou d’une absence de consultation du compte lui sont imputables, sauf faute de l’Éditeur.

6.4. Comptes multiples et transfert

L’Éditeur peut fusionner, dissocier, désactiver ou faire corriger des comptes en double afin d’éviter les erreurs d’identité ou d’habilitation. Un compte ne peut être cédé ou transféré sans autorisation préalable de l’Éditeur et du Client concerné.

ARTICLE 7 — RÔLES, HABILITATIONS ET ADMINISTRATION

7.1. Principe du moindre privilège

Le Client et ses Administrateurs attribuent les Rôles selon le principe du moindre privilège : chaque Utilisateur ne doit disposer que des accès nécessaires à ses fonctions. Ils vérifient régulièrement les habilitations, notamment lors d’un changement de syndic, de collaborateur, de conseil syndical, de copropriétaire, de prestataire ou de mandat.

7.2. Responsabilité des Administrateurs

Les Administrateurs agissent sous la responsabilité du Client. Ils sont notamment responsables des invitations, droits d’accès, paramètres de partage, listes de destinataires, modèles, automatisations, clés API, intégrations et suppressions qu’ils initient. Toute action exécutée par un Administrateur régulièrement authentifié est réputée accomplie pour le compte du Client, sous réserve de la preuve d’une compromission ou d’une erreur imputable à l’Éditeur.

7.3. Actions sensibles

L’Éditeur peut soumettre certaines actions à une confirmation renforcée, une double authentification, une validation par un second Administrateur, un délai de sécurité, une vérification d’identité ou un contrôle manuel. L’absence de tel contrôle pour une action donnée ne transfère pas à l’Éditeur la responsabilité de l’autorisation interne de cette action.

7.4. Administration technique

Les personnels autorisés de l’Éditeur peuvent accéder aux environnements, configurations, Journaux et, lorsque cela est strictement nécessaire, aux Données Client, aux seules fins de support, maintenance, sécurité, prévention de la fraude, sauvegarde, migration, audit ou exécution d’une obligation légale. Ces accès sont limités, tracés et soumis à confidentialité.

ARTICLE 8 — AUTHENTIFICATION, MOTS DE PASSE ET DOUBLE AUTHENTIFICATION

8.1. Identifiants

Les identifiants sont personnels et confidentiels. L’Utilisateur choisit un mot de passe robuste, unique et non réutilisé sur un autre service. Il ne le communique à personne et ne permet pas à un navigateur ou gestionnaire non maîtrisé de le mémoriser.

8.2. Double authentification

La double authentification peut être proposée ou rendue obligatoire selon le Rôle, le niveau de risque, les Fonctionnalités ou la politique du Client. L’Utilisateur conserve ses codes de récupération dans un emplacement distinct et sécurisé. La perte d’un facteur peut entraîner une procédure de rétablissement avec vérifications complémentaires et délai de sécurité.

8.3. Compromission

L’Utilisateur informe immédiatement l’Éditeur et son Administrateur de toute suspicion de compromission, hameçonnage, connexion inhabituelle, perte d’équipement, divulgation de code, détournement de session ou accès non autorisé. Il modifie sans délai ses identifiants et suit les mesures de remédiation communiquées.

8.4. Réinitialisation

Les mécanismes de réinitialisation peuvent inclure un lien à durée limitée, une vérification par e-mail, SMS, question de récupération, 2FA ou intervention du support. L’Éditeur peut refuser ou retarder une réinitialisation lorsque les éléments fournis sont insuffisants, incohérents ou présentent un risque de fraude.

8.5. Sessions

L’Utilisateur ferme sa session après usage sur un équipement partagé et protège physiquement ses terminaux. L’Éditeur peut limiter la durée des sessions, forcer une reconnexion, révoquer des jetons, bloquer une adresse ou imposer un nouveau mot de passe en cas de risque.

ARTICLE 9 — OBLIGATIONS GÉNÉRALES ET UTILISATION ACCEPTABLE

L’Utilisateur s’engage à utiliser la Plateforme de bonne foi, conformément à sa destination, aux droits des tiers, aux règles de copropriété, aux obligations professionnelles qui lui sont applicables et à la réglementation.

Sont notamment interdits :

l’usurpation d’identité, la falsification d’un mandat, d’un vote, d’une signature, d’une pièce, d’un Journal ou d’un justificatif ;

l’accès, la tentative d’accès ou le maintien dans un compte, une Copropriété, une API, un fichier ou une donnée sans autorisation ;

le contournement d’une mesure de sécurité, d’un quota, d’une limitation, d’un contrôle d’accès ou d’une restriction fonctionnelle ;

l’analyse automatisée, le scraping, l’extraction massive, la copie systématique, le moissonnage de coordonnées ou l’aspiration de la Plateforme hors des exports ou API autorisés ;

l’introduction de code malveillant, ransomware, virus, cheval de Troie, mineur de cryptomonnaie, porte dérobée ou charge visant à perturber, altérer ou exfiltrer des données ;

les tests d’intrusion, scans de vulnérabilité, attaques par force brute ou simulations de fraude sans autorisation écrite préalable ;

l’utilisation de la Plateforme pour harceler, menacer, diffamer, discriminer, tromper, spammer ou diffuser un contenu illicite ;

l’envoi de communications commerciales sans base légale, consentement ou faculté d’opposition conforme ;

la collecte ou le dépôt de données excessives, non pertinentes, obtenues illicitement ou étrangères à la gestion de la Copropriété ;

la publication de données sensibles ou de secrets sans nécessité, protection et habilitation appropriées ;

la revente, location, sous-licence, mise à disposition ou exploitation de la Plateforme pour le compte de tiers non autorisés ;

toute utilisation susceptible de porter atteinte à l’intégrité, la réputation, la disponibilité ou la sécurité de l’Éditeur, d’un Service Tiers ou d’un autre Client.

L’Éditeur peut appliquer des limitations raisonnables de volume, débit, stockage, nombre d’appels API, taille de fichier, destinataires ou opérations afin de protéger la stabilité et la sécurité du service. Les limites contractuelles propres à l’offre souscrite prévalent.

ARTICLE 10 — RESPONSABILITÉ DU CLIENT ET CONFORMITÉ DE LA GESTION DE COPROPRIÉTÉ

10.1. Outil d’assistance

La Plateforme assiste le Client dans l’organisation de ses opérations mais ne décide pas à sa place. Le Client demeure seul responsable de la régularité de sa désignation, de ses pouvoirs, de ses mandats, des décisions du syndicat des copropriétaires, des délais, formalités, majorités, notifications, pièces obligatoires, règles de répartition et obligations comptables.

10.2. Paramétrage juridique

Le Client vérifie notamment le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, les modificatifs, décisions judiciaires, résolutions, clés de répartition, catégories de charges, tantièmes et pouvoirs. Les modèles, alertes, guides et suggestions ne dispensent pas d’une vérification adaptée à la situation de la Copropriété.

10.3. Professionnels réglementés

Lorsque le Client est un syndic professionnel ou un autre professionnel réglementé, il demeure responsable du respect de ses obligations de compétence, assurance, garantie financière, mandat, carte professionnelle, déontologie, lutte contre le blanchiment, conservation et information. L’Éditeur ne contrôle pas en continu le maintien de ces conditions.

10.4. Syndics non professionnels

Le syndic bénévole ou coopératif demeure responsable de vérifier son éligibilité, les décisions nécessaires, la tenue des comptes, l’ouverture des comptes bancaires requis, la conservation des pièces, l’information des copropriétaires et la souscription des assurances utiles.

10.5. Absence de conseil individualisé

Les guides, actualités, modèles et contenus éditoriaux ont une finalité générale. Ils ne constituent ni une consultation juridique individualisée, ni un acte, ni une validation de la stratégie du Client. En cas de difficulté, contestation, opération complexe ou enjeu significatif, le Client sollicite un professionnel compétent.

ARTICLE 11 — DONNÉES, SAISIES, IMPORTS ET EXPORTS

11.1. Qualité des données

Le Client garantit la licéité, l’exactitude, la pertinence et la mise à jour des Données Client. Il vérifie les résultats des imports, rapprochements, calculs, conversions, détections et automatisations avant de les utiliser pour une décision, une convocation, une comptabilisation, un paiement ou une notification.

11.2. Imports

Les imports peuvent dépendre du format, de la structure, du codage, de la qualité et de la cohérence des fichiers sources. L’Éditeur peut refuser un fichier corrompu, malveillant, excessif, non conforme ou susceptible de compromettre le service. Le Client conserve une copie indépendante des données avant import et procède à des tests sur un échantillon.

11.3. Normalisation

Afin d’assurer le fonctionnement du service, l’Éditeur peut convertir, indexer, compresser, renommer, dupliquer temporairement, analyser techniquement ou normaliser les Données Client, sans en modifier volontairement la substance juridique. Les écarts résultant d’un format propriétaire, d’une conversion ou d’une donnée source ambiguë doivent être vérifiés par le Client.

11.4. Exports

Les exports sont fournis dans les formats disponibles et peuvent ne pas reproduire l’intégralité de l’interface, des relations internes, métadonnées, Journaux de sécurité, composants propriétaires ou données d’un Service Tiers. L’Éditeur met en œuvre les mécanismes de réversibilité contractuellement prévus et ceux imposés par les textes applicables, sous réserve de l’identité, des droits et de la sécurité du demandeur.

11.5. Changement de prestataire et portabilité SaaS

Lorsque la réglementation applicable aux services de traitement de données impose des obligations de changement de prestataire, de portabilité, d’interopérabilité, de continuité fonctionnelle ou de suppression après transfert, les Parties coopèrent de bonne foi selon les modalités techniques, délais, catégories de données exportables et limites prévus par cette réglementation et le contrat. Le Client prépare son environnement de destination et vérifie la compatibilité des formats et applications.

ARTICLE 12 — COMPTABILITÉ, BUDGETS, APPELS DE FONDS ET RÉPARTITIONS

12.1. Paramétrage comptable

Les Fonctions comptables reposent sur les informations, comptes, exercices, clés, tantièmes, budgets, soldes, factures, règlements et affectations saisis ou importés par le Client. Le Client paramètre la Plateforme selon le régime applicable à la Copropriété et vérifie les comptes utilisés, périodes, libellés, ventilations, taxes, rapprochements et soldes.

12.2. Calculs

Les calculs sont réalisés à partir des paramètres disponibles. Une erreur de saisie, de clé, de lot, de date, de règle d’arrondi, de budget ou d’affectation peut affecter l’ensemble des résultats. Le Client contrôle les calculs, appels de fonds, régularisations, annexes, balances, grands livres, états de répartition et documents avant diffusion ou comptabilisation définitive.

12.3. Appels de fonds

La génération ou l’envoi d’un appel de fonds ne vaut ni validation de son exigibilité, ni certification de sa conformité à une décision d’assemblée générale, au règlement de copropriété ou aux dispositions légales. Le Client vérifie l’existence de la décision, l’échéancier, les bases de répartition, les destinataires, montants, références bancaires et mentions obligatoires.

12.4. Régularisations

Les régularisations d’exercices antérieurs, reprises de soldes, corrections et écritures d’à-nouveau doivent être justifiées, documentées et validées par le Client. La Plateforme peut conserver l’historique des modifications et exiger des droits renforcés pour les opérations rétroactives.

12.5. Absence de certification

Sauf contrat distinct, l’Éditeur ne certifie pas les comptes, ne réalise pas de mission d’expertise comptable, ne contrôle pas les pièces justificatives et ne garantit pas la conformité d’un export à un logiciel tiers. Les états produits doivent être revus par la personne compétente avant approbation, communication ou dépôt.

ARTICLE 13 — PAIEMENTS ET SERVICES FINANCIERS

13.1. Rôle de la Plateforme

La Plateforme peut faciliter l’initiation, le suivi, le rapprochement ou l’affichage de paiements réalisés par l’intermédiaire d’un établissement de crédit, établissement de paiement, prestataire d’initiation, acquéreur ou autre Service Tiers. Sauf mention expresse dans des conditions particulières, l’Éditeur ne reçoit pas les fonds pour compte de tiers, ne tient pas de compte de paiement et n’exécute pas lui-même de service de paiement réglementé.

13.2. Prestataire de paiement

L’utilisation d’un prestataire de paiement est soumise à ses propres conditions, procédures d’identification, contrôles de fraude, délais, plafonds, commissions, refus et règles de remboursement. Le Client est responsable de la validité des coordonnées bancaires, mandats, autorisations, bénéficiaires, montants et motifs transmis.

13.3. Irrévocabilité et erreurs

Une opération validée ou transmise au prestataire de paiement peut devenir irrévocable. L’Utilisateur vérifie les données avant validation. Toute erreur, fraude ou opération contestée doit être signalée sans délai au prestataire de paiement, à l’établissement teneur de compte et à l’Éditeur lorsqu’elle implique la Plateforme.

13.4. Rapprochement

Les statuts de paiement et rapprochements affichés peuvent dépendre de données différées, incomplètes ou corrigées par un tiers. Ils ne remplacent pas les relevés officiels du compte bancaire. Le Client procède aux contrôles et rapprochements nécessaires.

13.5. Fraudes au changement de RIB

Toute modification de coordonnées bancaires d’un bénéficiaire doit faire l’objet d’une vérification par un canal indépendant et connu. L’Éditeur peut mettre à disposition des alertes ou contrôles, sans garantir la détection de toutes les fraudes au faux fournisseur, au faux syndic ou au faux président.

ARTICLE 14 — DOCUMENTS, GÉNÉRATION PDF ET ESPACE DOCUMENTAIRE

14.1. Documents générés

La Plateforme peut générer des courriers, formulaires, convocations, procès-verbaux, appels de fonds, mises en demeure, contrats, états comptables, attestations ou fichiers PDF à partir de modèles et de Données Client. Le Client vérifie chaque document avant signature, envoi, publication, paiement ou utilisation, notamment les identités, qualités, adresses, dates, montants, majorités, annexes, références, mentions légales et pièces jointes.

14.2. Modèles

Les modèles sont généraux et peuvent nécessiter une adaptation. L’Éditeur peut les mettre à jour sans garantir leur adéquation à une situation particulière, à un règlement de copropriété spécifique ou à une évolution non encore intégrée.

14.3. Espace documentaire sécurisé

Le Module de stockage ou d’archivage permet de déposer, classer, rechercher, partager et conserver des documents selon les droits configurés. Sauf indication expresse et contrat spécifique, il ne constitue pas un service de coffre-fort numérique qualifié, un service d’archivage électronique à valeur probatoire, un dépôt légal, un séquestre ni une certification de date, d’intégrité ou d’original.

14.4. Originaux et obligations de conservation

Le Client conserve les originaux et copies indépendantes requis par la loi, son mandat, sa profession ou ses besoins probatoires. La disponibilité d’un document dans la Plateforme ne dispense pas de respecter les durées, supports, modalités de remise ou exigences d’intégrité applicables.

14.5. Fichiers

L’Éditeur peut limiter les types et tailles de fichiers, analyser les fichiers à des fins de sécurité et bloquer un contenu suspect. Aucun dispositif ne garantit la détection de toutes les menaces. Le Client analyse les fichiers provenant de sources non fiables avant leur ouverture ou diffusion.

ARTICLE 15 — ASSEMBLÉES GÉNÉRALES, CONVOCATIONS ET VOTES

15.1. Préparation

Les outils d’assemblée générale permettent notamment de préparer l’ordre du jour, les projets de résolution, convocations, annexes, feuilles de présence, pouvoirs, votes, résultats et procès-verbaux. Le syndic ou la personne habilitée demeure seul responsable de la convocation, de la compétence de l’organe, des délais, des documents joints, des règles de majorité, des pouvoirs, des formulaires et de la conduite de la séance.

15.2. Participation par moyens électroniques

La participation par visioconférence, audioconférence ou autre moyen de communication électronique suppose que les conditions légales et les décisions nécessaires aient été respectées, notamment quant au choix des moyens, aux garanties d’identification et à la participation effective. La disponibilité d’un outil dans la Plateforme ne vaut pas décision du syndicat des copropriétaires ni validation de sa conformité.

15.3. Vote électronique en séance

Lorsqu’un vote est recueilli électroniquement pendant une assemblée, le président de séance, le syndic et, le cas échéant, les scrutateurs vérifient l’identité, les droits de vote, les représentations, les règles de réduction des voix, les résultats et les incidents. Le vote enregistré au moyen de la Plateforme constitue un élément technique à rapprocher de la feuille de présence, des pouvoirs, des Journaux et du procès-verbal.

15.4. Vote par correspondance

Le Module consacré au vote par correspondance doit être utilisé avec le formulaire réglementaire et selon les délais, modalités de réception, de prise en compte et de traitement applicables. Le Client s’assure que les adaptations apportées au formulaire ne suppriment aucune mention obligatoire.

15.5. Incidents de séance

En cas de coupure, perte de connexion, défaut d’identification, désynchronisation, indisponibilité d’un Service Tiers ou contestation, les organes de séance décident des mesures appropriées au regard des textes et des circonstances : suspension, vérification, vote de confirmation, report, mention au procès-verbal ou recours à un autre moyen. L’Éditeur ne se substitue pas à ces organes.

15.6. Contestations

La Plateforme ne tranche pas les contestations relatives à la qualité de copropriétaire, aux pouvoirs, à la régularité de la convocation, au calcul des voix, à la majorité, au résultat ou à la validité d’une décision. Les Journaux et exports peuvent être fournis selon les droits applicables et les nécessités probatoires, sous réserve de la protection des données et de la sécurité.

ARTICLE 16 — VISIOCONFÉRENCE, GOOGLE MEET ET CALENDRIER

16.1. Interconnexion

La Plateforme peut permettre de créer, afficher ou rejoindre des réunions et événements au moyen de Google Meet, Google Calendar ou d’autres Services Tiers. L’Utilisateur autorise les accès demandés et demeure responsable de son compte tiers, de ses paramètres, invités et autorisations.

16.2. Conditions du tiers

La disponibilité, la qualité audio ou vidéo, les limites de participants, l’enregistrement, les sous-titres, la localisation des données et les fonctions de modération dépendent du Service Tiers. L’Éditeur ne garantit pas le fonctionnement continu d’un service qu’il n’exploite pas.

16.3. Confidentialité des réunions

Le Client configure les liens, salles d’attente, codes, droits de partage d’écran, enregistrements et accès afin d’éviter toute intrusion. Il informe les participants lorsqu’un enregistrement, une transcription ou une fonctionnalité de suivi est activé et recueille les autorisations nécessaires.

16.4. Enregistrement

Aucun enregistrement de réunion ne doit être réalisé ou déposé sans base légale, information des personnes, limitation des destinataires et durée de conservation définie. L’enregistrement d’une assemblée ne remplace pas le procès-verbal et peut contenir des données personnelles ou confidentielles nécessitant une protection renforcée.

ARTICLE 17 — MESSAGERIE, E-MAILS, SMS ET NOTIFICATIONS

17.1. Communications de service

La Plateforme peut envoyer des messages nécessaires à l’exécution du service : invitations, codes, alertes de sécurité, confirmations, convocations, notifications documentaires, rappels, incidents, mises à jour et informations contractuelles. L’Utilisateur maintient des coordonnées valides et configure ses préférences lorsque la nature du message le permet.

17.2. E-mails et SMS

Les envois peuvent être opérés par l’Éditeur ou par un prestataire tel que Brevo ou tout fournisseur ultérieurement référencé. La remise dépend des opérateurs, filtres, politiques anti-spam, terminaux, quotas et coordonnées. Un statut technique « envoyé », « délivré », « ouvert » ou « cliqué » ne constitue pas une preuve absolue de lecture par la personne visée.

17.3. Destinataires

Le Client sélectionne les destinataires, vérifie les adresses et s’assure de disposer du droit de les contacter. Il évite la divulgation non nécessaire d’adresses, utilise les fonctions de copie cachée ou d’envoi individualisé lorsque cela est approprié et contrôle les pièces jointes.

17.4. Prospection

Les communications promotionnelles par e-mail, SMS, MMS, notification ou moyen analogue sont adressées selon la base légale applicable. Lorsque le consentement est requis, il doit être préalable, libre, spécifique, éclairé et démontrable. Chaque communication permet d’identifier l’émetteur et d’exercer simplement une opposition ou un retrait du consentement.

17.5. Pixels de suivi

Lorsque des pixels ou technologies analogues sont utilisés dans des courriels pour mesurer l’ouverture, le terminal, l’heure, l’adresse IP ou l’interaction, leur usage est décrit dans la politique de confidentialité et soumis au consentement lorsqu’il est requis. Le refus ou le retrait n’affecte pas la réception des communications strictement nécessaires au service.

17.6. Préférences

Les préférences de notification peuvent être gérées dans le compte, au moyen d’un lien de désinscription ou auprès du contact indiqué. Certaines communications de sécurité, contractuelles, réglementaires ou transactionnelles ne peuvent être désactivées tant que le compte reste actif.

ARTICLE 18 — PRESTATAIRES, DEVIS, CONTRATS ET PUBLICITÉ

18.1. Mise en relation

La Plateforme peut permettre d’identifier, comparer, contacter, consulter ou référencer des prestataires. Sauf mention expresse, l’Éditeur n’est ni mandataire, ni courtier, ni maître d’œuvre, ni partie au contrat entre le Client et le prestataire.

18.2. Vérifications

Le Client vérifie l’identité, l’existence, les qualifications, assurances, références, capacités, prix, délais, conditions, sous-traitants et obligations du prestataire. La présence dans la Plateforme, un classement, une note, une publicité ou une suggestion ne constitue pas une certification ni une garantie.

18.3. Mise en concurrence et décision

Le Client demeure responsable des règles de mise en concurrence, des consultations, autorisations, résolutions, délégations, seuils, votes et signatures nécessaires. La Plateforme peut organiser un workflow sans garantir que toutes les étapes requises pour une opération déterminée ont été accomplies.

18.4. Devis et contrats

Les devis, contrats et pièces échangés sont établis par leurs auteurs. Le Client en vérifie le contenu, les annexes, garanties, prix, indexations, pénalités, délais, réception, assurances et conditions de résiliation. L’Éditeur n’assume aucune responsabilité au titre de l’exécution, de la qualité des travaux, du paiement ou du litige entre le Client et le prestataire.

18.5. Partenariats et contenus sponsorisés

Certains prestataires, contenus, résultats ou emplacements peuvent être sponsorisés ou donner lieu à une rémunération de l’Éditeur. Toute présentation commerciale est identifiée comme telle lorsque la réglementation l’exige. Le Client conserve sa liberté de choix et peut recourir à un prestataire non référencé.

18.6. Classement et recommandation

Lorsqu’un classement est proposé, les principaux paramètres déterminant l’ordre des résultats et l’existence d’une rémunération susceptible de l’influencer sont portés à la connaissance des Utilisateurs dans l’interface ou une notice dédiée. L’Éditeur peut combiner des critères de pertinence, localisation, disponibilité, coût, qualité déclarée, partenariat ou retour d’expérience, sans garantir l’adéquation du prestataire.

ARTICLE 19 — SERVICES TIERS, GOOGLE OAUTH, BREVO ET CONNECTEURS

19.1. Autorisation

L’activation d’un Service Tiers peut exiger que l’Utilisateur autorise la Plateforme à accéder à certaines données ou fonctions. L’écran d’autorisation précise les portées demandées. L’Utilisateur peut révoquer l’accès depuis la Plateforme ou le compte tiers, sous réserve des conséquences fonctionnelles.

19.2. Données échangées

La Plateforme limite les données transmises à ce qui est nécessaire à la Fonctionnalité. Le Client configure l’intégration et s’assure que la transmission est licite, proportionnée et compatible avec ses obligations de confidentialité.

19.3. Modification ou arrêt

Un Service Tiers peut modifier ses API, tarifs, quotas, conditions, zones d’hébergement, fonctionnalités ou mettre fin à un service. L’Éditeur peut adapter, suspendre ou remplacer l’intégration correspondante sans que cela constitue, en soi, une faute, sous réserve des droits impératifs et engagements particuliers.

19.4. Comptes tiers

L’Éditeur n’est pas responsable d’un blocage, d’une suppression, d’une limitation ou d’un incident affectant un compte tiers. L’Utilisateur conserve ses identifiants tiers et respecte les conditions applicables à ce service.

19.5. Liste des sous-traitants et intégrations

La liste des principaux sous-traitants ultérieurs et Services Tiers traitant des données est accessible à : {{privacy_policy_url}}. Elle peut être mise à jour dans les conditions prévues à l’annexe 1.

ARTICLE 20 — API, CLÉS, WEBHOOKS ET INTEROPÉRABILITÉ

20.1. Accès API

L’accès à une API est soumis à l’offre, à la documentation, aux quotas, aux droits et, le cas échéant, à des conditions particulières. Les clés, secrets et jetons sont confidentiels et ne doivent pas être intégrés dans un code public, une application cliente non sécurisée ou un dépôt accessible.

20.2. Usage

Le Client s’assure que son intégration respecte les droits d’accès, la minimisation des données, les limites de débit, la sécurité, les formats et les obligations d’information. Il ne doit pas utiliser l’API pour reproduire substantiellement la Plateforme, contourner une offre, profiler illicitement des personnes ou redistribuer des Données Client.

20.3. Évolutions

L’Éditeur peut faire évoluer une API, déprécier une version, modifier un schéma ou imposer une migration pour des raisons de sécurité, conformité ou évolution technique. Sauf urgence, une information raisonnable est fournie pour les modifications incompatibles affectant une API stable contractuellement supportée.

20.4. Webhooks

Les webhooks et notifications automatisées peuvent être dupliqués, retardés, perdus ou délivrés dans un ordre différent. Le système du Client doit vérifier l’authenticité, gérer l’idempotence, les reprises et les erreurs.

20.5. Suspension

L’Éditeur peut révoquer une clé ou suspendre une intégration en cas d’usage anormal, fuite, vulnérabilité, dépassement, attaque, risque pour les données ou violation contractuelle.

20.6. Interopérabilité

Les informations disponibles sur les formats d’export, API, limitations et prérequis d’interopérabilité sont fournies dans la documentation. L’Éditeur ne garantit pas l’interopérabilité avec un logiciel non documenté, modifié ou utilisant un format propriétaire fermé.

ARTICLE 21 — CONTENUS, PUBLICATIONS ET PROPRIÉTÉ DES DONNÉES

21.1. Propriété des Données Client

Le Client conserve les droits qu’il détient sur les Données Client. Il concède à l’Éditeur, pour la durée nécessaire, une licence non exclusive, mondiale, gratuite et strictement limitée aux actes techniques requis pour héberger, sauvegarder, reproduire, convertir, indexer, transmettre, afficher, sécuriser et traiter ces données afin de fournir le service.

21.2. Garanties

Le Client garantit disposer des droits, bases légales, autorisations et informations nécessaires pour déposer et utiliser les Contenus. Il garantit notamment que les Contenus ne portent pas atteinte à la propriété intellectuelle, à la vie privée, au secret des correspondances, au secret des affaires, au droit à l’image, à la réputation ou aux droits contractuels d’un tiers.

21.3. Contenus collaboratifs

Les commentaires, messages, actualités, guides, annonces ou espaces collaboratifs doivent rester pertinents, exacts, courtois et liés à l’objet de la Plateforme ou de la Copropriété. L’Utilisateur est responsable de ce qu’il publie et des destinataires auxquels il donne accès.

21.4. Licence de publication

Lorsque l’Utilisateur choisit de publier un Contenu dans un espace visible d’autres Utilisateurs ou du public, il autorise sa représentation et reproduction dans le périmètre choisi, pendant la durée de publication et pour les besoins techniques associés.

ARTICLE 22 — MODÉRATION, SIGNALEMENT ET CONTENUS ILLICITES

22.1. Absence d’obligation générale de surveillance

L’Éditeur n’est pas soumis à une obligation générale de surveiller les informations transmises ou stockées. Il peut néanmoins mettre en œuvre des contrôles ciblés, filtres, mesures de modération et dispositifs de signalement afin de protéger les Utilisateurs, la sécurité et la conformité du service.

22.2. Signalement

Tout contenu manifestement illicite, frauduleux, contrefaisant, diffamatoire, menaçant ou portant atteinte à des droits peut être signalé à : {{content_reporting_email}}. Le signalement doit identifier précisément le contenu, son emplacement, les motifs, les droits invoqués et les coordonnées du déclarant, sauf exception légale.

22.3. Mesures

Après examen, l’Éditeur peut demander des précisions, restreindre l’accès, retirer un contenu, préserver des éléments, suspendre un compte, informer le Client ou transmettre une information aux autorités lorsque la loi l’exige. Les mesures sont proportionnées et peuvent être prises sans préavis en cas d’urgence, de risque grave ou d’obligation légale.

22.4. Information et motivation

Lorsque la réglementation l’impose, l’Utilisateur affecté par une restriction reçoit une motivation claire indiquant la mesure, les faits et fondements retenus, l’éventuel recours à un procédé automatisé et les voies de contestation, sauf interdiction légale ou risque pour la sécurité.

22.5. Contestation interne

L’auteur d’un Contenu ou le Client peut contester une mesure auprès du contact indiqué, en fournissant les éléments utiles. L’Éditeur peut maintenir la mesure pendant l’examen lorsque la sécurité, les droits de tiers ou une obligation légale le justifient.

22.6. Abus du dispositif

Les signalements manifestement infondés, répétés ou utilisés pour harceler, censurer ou nuire peuvent entraîner des restrictions proportionnées après avertissement, sauf urgence ou fraude grave.

ARTICLE 23 — PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE DE LA PLATEFORME

La Plateforme, ses logiciels, codes, interfaces, architectures, bases de données, marques, noms, logos, graphismes, documentations, modèles, textes éditoriaux, méthodes, structures, taxonomies, éléments visuels et contenus fournis par l’Éditeur sont protégés et demeurent la propriété de l’Éditeur ou de ses concédants.

Aucun droit de propriété n’est transféré. Le droit d’usage est limité aux besoins internes du Client et à la durée du contrat. Sauf droit impératif, autorisation écrite ou fonctionnalité prévue, il est interdit de reproduire, adapter, traduire, désassembler, décompiler, corriger, extraire, réutiliser, distribuer, commercialiser, créer une œuvre dérivée ou rechercher le code source.

Les exceptions légales relatives à l’interopérabilité, à la correction d’erreurs ou à la sauvegarde s’exercent dans les limites prévues par la loi et sans porter atteinte à l’exploitation normale de la Plateforme. Toute information obtenue à ces fins ne peut être utilisée pour développer ou commercialiser un logiciel substantiellement similaire ni porter atteinte aux droits de l’Éditeur.

Les signes « Coopro » et éléments associés ne peuvent être utilisés sans autorisation, notamment dans un nom de domaine, une publicité, une présentation trompeuse ou pour suggérer un partenariat inexistant.

ARTICLE 24 — JOURNAUX, AUDIT, STATISTIQUES ET REGISTRE D’INTÉGRITÉ

24.1. Journaux

La Plateforme peut journaliser les connexions, changements d’habilitation, accès, créations, modifications, suppressions, exports, envois, votes, actions comptables, appels API, erreurs, adresses IP, caractéristiques de terminal et événements de sécurité. Ces Journaux servent à la sécurité, au support, à la traçabilité, à la prévention de la fraude, à l’audit, à la preuve et à l’amélioration du service.

24.2. Accès aux Journaux

L’accès aux Journaux est limité selon les Rôles et la sensibilité. Certains Journaux sont réservés à l’Éditeur afin de ne pas révéler des secrets de sécurité, données d’autres Clients, informations internes ou éléments susceptibles de faciliter une attaque.

24.3. Audit

Les outils d’audit permettent de retracer certaines actions mais ne constituent pas un audit légal, comptable, de cybersécurité ou de conformité réalisé par un tiers indépendant. Le Client interprète les résultats avec prudence et diligente les contrôles nécessaires.

24.4. Statistiques

L’Éditeur peut produire des statistiques d’usage, de performance, d’erreur, de sécurité ou de fonctionnement. Des données agrégées ou effectivement anonymisées peuvent être utilisées pour améliorer la Plateforme, établir des tendances et communiquer des indicateurs, sans identifier une personne ou un Client.

24.5. Registre d’intégrité ou « blockchain locale »

La Plateforme peut utiliser un mécanisme local de chaînage d’empreintes, de scellement ou de registre d’intégrité afin de détecter certaines altérations. Ce mécanisme n’est pas, sauf engagement exprès, une blockchain publique, un service de confiance qualifié, un horodatage qualifié, une certification légale, une preuve irréfragable ou une garantie absolue d’inaltérabilité.

24.6. Durée

Les durées de conservation des Journaux sont déterminées selon leur finalité, les risques, les obligations légales, les besoins probatoires et le contrat. Elles sont précisées, lorsque possible, dans l’annexe 2 ou la documentation de sécurité.

ARTICLE 25 — SÉCURITÉ INFORMATIQUE ET CYBERSÉCURITÉ

25.1. Mesures de l’Éditeur

L’Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, à l’état des connaissances, aux coûts de mise en œuvre, à la nature des données et au contexte : contrôle d’accès, cloisonnement logique, chiffrement adapté, sauvegardes, surveillance, journalisation, gestion des vulnérabilités, procédures d’incident et continuité.

25.2. Obligation de moyens

La sécurité absolue n’existe pas. Sauf garantie particulière, les engagements de sécurité constituent une obligation de moyens. L’Éditeur ne garantit pas l’absence totale de vulnérabilité, attaque, erreur humaine, défaillance de tiers ou accès illicite.

25.3. Obligations du Client

Le Client désigne des Administrateurs compétents, applique les mises à jour, active la double authentification lorsque disponible, contrôle les habilitations, forme les Utilisateurs, protège les équipements, chiffre les terminaux appropriés, réalise ses propres sauvegardes et met en place des procédures de départ, changement de syndic et gestion d’incident.

25.4. Signalement de vulnérabilité

Toute vulnérabilité présumée doit être signalée de manière confidentielle à {{security_email}}. L’auteur s’abstient d’exploiter la faille au-delà de ce qui est strictement nécessaire à sa démonstration, d’accéder à des données, de perturber le service ou de publier des détails avant correction.

25.5. Mesures d’urgence

En cas de menace, l’Éditeur peut bloquer une adresse, révoquer des sessions, imposer une réinitialisation, désactiver une intégration, limiter un débit, isoler un environnement, suspendre un Module ou interrompre temporairement un service. Ces mesures peuvent être prises sans préavis lorsqu’un délai augmenterait le risque.

ARTICLE 26 — INCIDENTS, FRAUDE ET VIOLATIONS DE DONNÉES

26.1. Coopération

Les Parties coopèrent en cas d’incident, fraude, erreur de destinataire, compromission, perte de données ou violation de données à caractère personnel. Chacune préserve les preuves, limite les impacts, évite les communications trompeuses et informe l’autre sans retard injustifié des faits utiles.

26.2. Notification

Lorsque l’Éditeur agit comme sous-traitant, il notifie au Client les violations de données personnelles dont il a connaissance selon l’annexe 1. Lorsqu’il agit comme responsable de traitement, il procède aux notifications requises auprès de l’autorité et, le cas échéant, des personnes concernées.

26.3. Fraude

L’Éditeur peut analyser les schémas d’accès, d’envoi, de paiement, d’export ou d’administration afin de détecter une fraude, une usurpation ou un abus. Il peut demander des justificatifs, différer une opération, alerter le Client, préserver des Journaux ou coopérer avec les autorités et prestataires compétents.

26.4. Répartition

Chaque Partie assume les incidents causés par ses propres systèmes, personnes, choix, manquements ou prestataires. Lorsque les causes sont partagées, les responsabilités sont appréciées selon la contribution de chacune et les règles impératives.

ARTICLE 27 — DISPONIBILITÉ, MAINTENANCE ET CONTINUITÉ

27.1. Disponibilité

Sauf niveau de service convenu par écrit, la Plateforme est fournie selon les capacités disponibles, sans garantie de disponibilité permanente ou d’absence d’erreur. L’Éditeur s’efforce d’assurer une disponibilité compatible avec un service SaaS, sous réserve des opérations de maintenance, incidents, mises à jour, attaques, pannes de réseau et Services Tiers.

27.2. Maintenance planifiée

Les opérations planifiées peuvent entraîner une dégradation ou interruption. L’Éditeur s’efforce d’informer les Clients dans un délai raisonnable lorsque l’impact est significatif, sauf maintenance courante ou contrainte de sécurité.

27.3. Maintenance d’urgence

Une intervention immédiate peut être réalisée sans préavis pour corriger une vulnérabilité, prévenir une atteinte, respecter une injonction, préserver les données ou stabiliser le service.

27.4. Continuité du Client

Le Client maintient des procédures lui permettant d’assurer les opérations critiques en cas d’indisponibilité : copies des coordonnées essentielles, ordres du jour, documents de séance, procédures de paiement, sauvegardes et moyens alternatifs de communication.

27.5. Support

Les modalités, horaires, canaux, délais cibles et exclusions du support sont ceux de l’offre souscrite : {{support_form_url}}. Le support n’assure pas de conseil juridique, comptable ou technique sur les équipements du Client au-delà du périmètre contractuel.

ARTICLE 28 — SAUVEGARDES, RESTAURATION ET PERTE DE DONNÉES

28.1. Sauvegardes de l’Éditeur

L’Éditeur met en œuvre une politique de sauvegarde adaptée à l’architecture et au niveau de service. Les sauvegardes sont destinées à la continuité globale du service et ne constituent pas nécessairement un archivage individualisé permettant de restaurer à la demande chaque fichier, version ou suppression.

28.2. Responsabilité du Client

Le Client effectue régulièrement des exports et conserve des copies indépendantes des documents, données comptables, décisions, contrats, listes et éléments essentiels. Il vérifie la lisibilité et la restaurabilité de ses copies.

28.3. Restauration

Une restauration peut nécessiter un délai, être limitée à un point de sauvegarde, entraîner la perte d’opérations postérieures ou être techniquement impossible. Les prestations de restauration individualisée peuvent être facturées lorsqu’elles ne résultent pas d’un manquement de l’Éditeur.

28.4. Suppression par l’Utilisateur

Une suppression volontaire ou réalisée par un Administrateur peut être définitive après expiration des délais techniques de rétention. L’Éditeur n’est pas tenu de restaurer une donnée supprimée conformément aux droits configurés.

ARTICLE 29 — ÉVOLUTION DE LA PLATEFORME ET DES FONCTIONNALITÉS

29.1. Évolutions normales

La Plateforme est évolutive. L’Éditeur peut ajouter, modifier, réorganiser, remplacer ou retirer des Fonctionnalités, interfaces, technologies, intégrations, limites, workflows, modèles, protocoles et Modules afin d’améliorer le service, corriger un défaut, renforcer la sécurité, respecter une obligation ou s’adapter à un Service Tiers.

29.2. Compatibilité

L’Éditeur recherche une continuité raisonnable mais ne garantit pas le maintien indéfini d’une interface, d’un format, d’un connecteur, d’une version d’API ou d’un comportement non documenté. Le Client ne doit pas dépendre d’une Fonctionnalité expérimentale ou bêta pour une opération critique sans solution de repli.

29.3. Modifications substantielles

Lorsqu’une modification affecte substantiellement une Fonctionnalité essentielle d’une offre payante, l’Éditeur fournit l’information et les recours requis par le contrat et, pour les consommateurs, par les dispositions impératives relatives aux services numériques.

29.4. Nouveaux Modules

Un nouveau Module peut être soumis à des conditions, permissions, tarifs ou consentements spécifiques. Son activation vaut acceptation de ces conditions lorsque le processus le prévoit.

29.5. Fonctionnalités automatisées et intelligence artificielle

La Plateforme peut intégrer des fonctions d’automatisation, de détection, de classement, d’aide à la rédaction ou d’analyse. Leurs résultats sont des aides qui doivent être vérifiées. Lorsque des systèmes d’intelligence artificielle sont ajoutés, les informations, limites, contrôles humains et obligations spécifiques applicables sont communiqués selon leur nature et leur niveau de risque.

ARTICLE 30 — DONNÉES PERSONNELLES : RÔLES DES PARTIES

30.1. Responsabilité propre de l’Éditeur

L’Éditeur agit comme responsable de traitement pour les traitements dont il détermine les finalités et moyens essentiels, notamment la gestion des comptes, de la relation contractuelle, de la facturation, du support, de la sécurité, de la prévention de la fraude, de ses obligations légales, de ses statistiques internes, de ses communications et de ses traceurs.

30.2. Sous-traitance pour le Client

Pour les Données Client traitées sur instruction du Client dans le cadre de la gestion d’une Copropriété, l’Éditeur agit en principe comme sous-traitant et le Client comme responsable de traitement. L’annexe 1 précise l’objet, la durée, la nature, les finalités, les catégories de données, les personnes concernées et les obligations respectives.

30.3. Responsabilités du Client

Le Client détermine les finalités, bases légales, destinataires, durées, informations, droits, habilitations et mesures applicables à ses traitements. Il tient les registres, réalise les analyses d’impact lorsque nécessaire, répond aux personnes concernées et donne des instructions licites.

30.4. Instructions illicites

L’Éditeur informe le Client lorsqu’il estime qu’une instruction enfreint la réglementation, sauf interdiction légale. Il peut suspendre l’exécution de l’instruction jusqu’à sa clarification ou sa modification.

30.5. Données sensibles

Le Client évite de déposer des données de santé, biométriques, pénales, syndicales, religieuses, politiques ou autres catégories particulières sauf nécessité, base légale, information, habilitation et mesures renforcées. Les espaces de commentaire ou messagerie ne doivent pas servir à consigner inutilement des informations sensibles sur les personnes.

ARTICLE 31 — POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DROITS

La politique de confidentialité figurant en annexe 2 décrit les catégories de données, finalités, bases légales, destinataires, transferts, durées et droits pour les traitements propres de l’Éditeur. Elle complète les informations fournies dans les formulaires, paramètres, bandeaux, invitations et communications.

Les personnes peuvent exercer leurs droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, retrait du consentement et directives relatives au sort des données après décès, selon les conditions légales, auprès de : [À COMPLÉTER : adresse]. Une preuve d’identité peut être demandée lorsqu’un doute raisonnable existe.

Lorsque la demande concerne une Donnée Client traitée pour le compte d’un Client, l’Éditeur peut transmettre la demande au Client ou inviter la personne à s’adresser à lui. L’Éditeur assiste le Client conformément à l’annexe 1.

ARTICLE 32 — COOKIES, TRACEURS, STOCKAGE LOCAL, PIXELS ET SDK

32.1. Catégories

La Plateforme peut utiliser des cookies, jetons, stockage local, identifiants, pixels, balises, empreintes techniques, SDK et technologies analogues pour l’authentification, la sécurité, les préférences, la mesure d’audience, l’amélioration, la personnalisation, la communication et, le cas échéant, la publicité.

32.2. Traceurs exemptés

Les traceurs strictement nécessaires à la fourniture du service expressément demandé, à l’authentification, à l’équilibrage, à la sécurité, au choix de langue, à la mémorisation du consentement ou à des fonctions équivalentes peuvent être utilisés sans consentement lorsque les conditions légales sont réunies.

32.3. Consentement

Les traceurs non exemptés ne sont déposés ou lus qu’après un consentement valable. Le refus doit être aussi simple que l’acceptation. Le consentement peut être retiré à tout moment depuis le module « Gérer mes cookies » ou Recommandé avec accusé de réception ou email recommandé.

32.4. Audience

Les outils de mesure d’audience sont soumis au consentement sauf s’ils sont configurés et utilisés dans les conditions permettant une exemption. Les paramètres, destinataires et durées sont décrits dans l’annexe 3.

32.5. Publicité et marketing

Les cookies ou identifiants destinés à la personnalisation publicitaire, au reciblage, à la mesure multi-sites, au rapprochement de profils ou au partage avec des partenaires ne sont activés qu’avec le consentement requis.

32.6. Stockage local et SDK

Le stockage local peut conserver des préférences, éléments de session, brouillons ou données nécessaires au fonctionnement. Les SDK d’applications ou de Services Tiers sont soumis aux mêmes principes de transparence, nécessité et consentement.

ARTICLE 33 — CONFIDENTIALITÉ ET SECRET DES AFFAIRES

Chaque Partie protège les informations non publiques de l’autre Partie dont elle a connaissance, notamment les données, configurations, prix, vulnérabilités, documents, stratégies, codes, secrets, contrats et informations relatives aux copropriétaires.

Les informations confidentielles ne sont utilisées que pour l’exécution du contrat et communiquées qu’aux personnes ayant besoin d’en connaître, soumises à une obligation de confidentialité. Cette obligation ne s’applique pas aux informations devenues publiques sans faute, déjà légitimement connues, reçues licitement d’un tiers ou dont la divulgation est imposée par la loi ou une autorité.

La confidentialité survit pendant {{consent_duration}} après la fin du contrat, sans limite pour les secrets d’affaires tant qu’ils conservent cette qualification et pour les données personnelles selon les règles applicables.

ARTICLE 34 — CONDITIONS FINANCIÈRES, ABONNEMENTS ET FACTURATION

34.1. Offres

Certaines Fonctionnalités sont gratuites et d’autres payantes. Les caractéristiques, prix, périodicités, quotas, taxes, remises et conditions de renouvellement sont présentés avant souscription dans l’offre, le devis, le bon de commande ou les conditions générales de vente.

34.2. Paiement de l’abonnement

Les sommes dues sont payables selon les moyens et échéances indiqués. Le Client autorise, le cas échéant, le prestataire de paiement à débiter le moyen enregistré. Tout changement de prix s’applique selon les conditions contractuelles et les règles impératives.

34.3. Impayé

En cas d’impayé, rejet, fraude ou retard, l’Éditeur peut suspendre les Fonctionnalités payantes après information et mise en demeure lorsque celle-ci est requise. Les frais, intérêts et indemnités applicables aux professionnels sont ceux prévus par les conditions de vente et la loi.

34.4. Taxes

Les prix sont indiqués hors taxes ou toutes taxes comprises selon la qualité du Client et l’offre. Les taxes applicables à la date d’exigibilité sont ajoutées ou incluses conformément aux informations précontractuelles.

34.5. Modification de l’offre

Le passage à une offre supérieure, inférieure ou différente peut modifier les quotas, fonctions, durée, prix et conditions de réversibilité. Les conséquences sont présentées avant validation.

ARTICLE 35 — DISPOSITIONS PARTICULIÈRES AUX CONSOMMATEURS ET NON-PROFESSIONNELS

35.1. Champ

Le présent article s’applique lorsque le Client bénéficie de dispositions impératives du Code de la consommation en qualité de consommateur ou de non-professionnel. En cas de contradiction, ces dispositions impératives prévalent.

35.2. Informations précontractuelles

Avant toute souscription payante, le Client reçoit les caractéristiques essentielles, le prix, la durée, les modalités d’exécution, les fonctionnalités, la compatibilité, l’interopérabilité, les restrictions, les conditions de résiliation, les garanties légales et les coordonnées du professionnel.

35.3. Rétractation

Le consommateur dispose en principe d’un délai de quatorze jours à compter de la conclusion du contrat à distance pour exercer son droit de rétractation. Lorsque l’exécution commence avant la fin de ce délai à sa demande expresse, les conséquences financières et, pour un contenu numérique sans support matériel, les conditions de perte du droit sont recueillies conformément à la loi. Le formulaire figure en annexe 5.

35.4. Garantie légale de conformité numérique

Le consommateur bénéficie de la garantie légale de conformité applicable aux contenus et services numériques. Il peut demander la mise en conformité et, dans les conditions légales, une réduction du prix ou la résolution du contrat. Aucune clause des présentes ne limite ces droits.

35.5. Résiliation en ligne

Lorsque la loi l’impose, une fonctionnalité gratuite, permanente et directement accessible permet au consommateur ou non-professionnel de notifier la résiliation par voie électronique. La réception, la date de fin et les effets lui sont confirmés sur un support durable.

35.6. Médiation

Après réclamation écrite préalable restée sans solution, le consommateur peut recourir gratuitement au médiateur de la consommation dont relève l’Éditeur : {{mediator_name}}, {{mediator_address}}, Site : {{mediator_website}} - {{mediator_referral_details}}. Le recours à la médiation est facultatif et ne prive pas du droit de saisir le juge.

ARTICLE 36 — SUSPENSION ET RESTRICTION D’ACCÈS

36.1. Motifs

L’Éditeur peut suspendre ou restreindre tout ou partie d’un compte, Espace Client, Module, intégration, envoi, paiement ou export en cas de violation contractuelle, impayé, risque de sécurité, fraude, usage illicite, atteinte aux tiers, demande d’une autorité, dépassement grave, compromission ou nécessité de maintenance.

36.2. Proportionnalité

La mesure est limitée à ce qui est raisonnablement nécessaire. Lorsque les circonstances le permettent, l’Éditeur informe le Client des motifs, de la portée et des conditions de rétablissement. L’information peut être différée ou omise lorsqu’elle compromettrait la sécurité, une enquête ou une obligation légale.

36.3. Rétablissement

Le rétablissement peut être subordonné à la correction du manquement, au paiement, à la vérification d’identité, à la rotation de secrets, à l’activation de la 2FA, à la suppression d’un contenu ou à la fourniture de garanties.

36.4. Conséquences

La suspension ne dispense pas du paiement des sommes échues et ne prolonge pas automatiquement la durée du contrat. Elle n’emporte pas suppression immédiate des données, sauf nécessité de sécurité ou obligation légale.

ARTICLE 37 — DURÉE, RÉSILIATION ET SUPPRESSION DE COMPTE

37.1. Durée

Le compte est actif pendant la durée de l’offre, de l’invitation, du mandat ou du contrat. Les modalités de renouvellement et de résiliation de l’abonnement figurent dans les conditions commerciales applicables.

37.2. Résiliation par le Client

Le Client peut résilier selon les modalités de l’offre, depuis la Fonctionnalité prévue ou auprès de [À COMPLÉTER : contact]. Avant la fin du service, il procède aux exports, remises de documents, changements d’habilitation et opérations de transition nécessaires.

37.3. Fin d’une qualité

La perte de la qualité de syndic, administrateur, copropriétaire, collaborateur, prestataire ou représentant doit être signalée sans délai. Le Client met à jour les accès et organise la transmission au successeur habilité.

37.4. Résiliation par l’Éditeur

L’Éditeur peut résilier en cas de manquement grave ou persistant, fraude, atteinte à la sécurité, usage illicite, impayé non régularisé, impossibilité légale ou arrêt du service, dans le respect des préavis et droits impératifs.

37.5. Effets

À la date effective, les droits d’accès cessent, sous réserve d’une période de réversibilité ou d’un accès limité expressément prévu. Les licences concédées prennent fin, sauf celles nécessaires à la conservation, à la preuve, aux sauvegardes résiduelles et aux obligations légales.

37.6. Suppression individuelle

La suppression d’un compte Utilisateur n’entraîne pas nécessairement la suppression des Données Client créées dans le cadre d’un Espace Client, lesquelles peuvent devoir être conservées par le Client ou réattribuées afin de maintenir l’historique et la continuité.

ARTICLE 38 — CONSERVATION, RÉVERSIBILITÉ ET SORT DES DONNÉES

38.1. Période de réversibilité

Après la fin du contrat, les Données Client restent accessibles ou exportables pendant {{consent_duration}}, sauf suppression anticipée demandée par le Client, risque de sécurité, impayé, obligation légale ou condition particulière.

38.2. Suppression

À l’issue de la période applicable, les Données Client sont supprimées ou rendues anonymes dans les systèmes actifs, sous réserve des sauvegardes, Journaux, archives légales, contentieux, preuves, données de facturation et obligations de sécurité. Les sauvegardes résiduelles sont purgées selon le cycle technique applicable et restent protégées.

38.3. Remise au successeur

Le Client organise la remise des données et documents au nouveau syndic, mandataire ou représentant. L’Éditeur peut exiger des justificatifs afin d’éviter une divulgation à une personne non habilitée.

38.4. Données non exportables

Les secrets de sécurité, éléments propriétaires, données d’autres Clients, statistiques internes, codes, algorithmes et Journaux réservés ne sont pas remis, sauf obligation légale. Les données d’un Service Tiers peuvent devoir être exportées directement depuis ce service.

38.5. Assistance

Une assistance spécifique de migration, transformation, mapping, extraction sur mesure ou restauration peut faire l’objet d’un devis, sauf lorsqu’elle est incluse dans l’offre ou imposée sans frais par une règle impérative.

ARTICLE 39 — GARANTIES ET EXCLUSIONS

39.1. Conformité au contrat

L’Éditeur fournit la Plateforme conformément aux caractéristiques contractuelles et aux obligations légales applicables. Il corrige les anomalies reproductibles qui empêchent substantiellement l’usage prévu, selon leur criticité et les modalités de support.

39.2. Exclusions légitimes

L’Éditeur ne garantit pas que la Plateforme répondra à tous les besoins particuliers, qu’elle remplacera les contrôles humains, qu’elle sera compatible avec tout équipement ou logiciel, ou qu’un résultat juridique, comptable, financier, commercial ou judiciaire sera obtenu.

39.3. Bêta et expérimental

Les Fonctionnalités identifiées comme bêta, test, aperçu, laboratoire ou expérimentales peuvent être incomplètes, instables, modifiées ou retirées. Elles ne doivent pas être utilisées comme unique support d’une opération critique. Les garanties impératives restent applicables lorsqu’elles ne peuvent être exclues.

39.4. Données externes

Les données provenant d’une base publique, d’un registre, d’un partenaire, d’une API ou d’un Utilisateur peuvent être inexactes, incomplètes ou obsolètes. Le Client vérifie les informations auprès de la source officielle avant toute décision.

ARTICLE 40 — RESPONSABILITÉ

40.1. Principes

Chaque Partie répond des dommages directs causés par ses manquements prouvés. Aucune clause n’exclut ou ne limite la responsabilité lorsqu’une telle exclusion est interdite, notamment en cas de faute lourde ou dolosive, dommage corporel, atteinte à une obligation essentielle vidant le contrat de sa substance, ou au titre des garanties légales dues au consommateur.

40.2. Responsabilité du Client

Le Client répond des paramétrages, données, droits, contenus, décisions, actes, communications, paiements, exports, imports, habilitations, prestataires et usages accomplis par ses Utilisateurs. Il garantit l’Éditeur contre les conséquences d’une réclamation de tiers résultant d’un Contenu illicite, d’une instruction, d’un défaut de pouvoir, d’une violation de droits ou d’un usage fautif, sous réserve de la faute propre de l’Éditeur.

40.3. Dommages indirects entre professionnels

Dans les relations entre professionnels, l’Éditeur n’est pas responsable des dommages indirects tels que perte de marge, chiffre d’affaires, opportunité, réputation, clientèle, économies attendues, ou coût d’une solution de remplacement, sauf disposition impérative ou stipulation particulière.

40.4. Plafond entre professionnels

Dans les relations entre professionnels, sauf faute lourde ou dolosive, violation de confidentialité, atteinte imputable à l’Éditeur aux données personnelles, dommage corporel ou obligation ne pouvant être limitée, la responsabilité cumulée de l’Éditeur au titre d’une période de douze mois est plafonnée au montant hors taxes effectivement payé par le Client pour la Plateforme au cours des douze mois précédant le fait générateur. Pour une offre gratuite, le plafond est fixé à {{free_services_liability_cap}}.

40.5. Services Tiers

L’Éditeur n’est pas responsable des actes, contenus, contrats, interruptions ou manquements d’un Service Tiers indépendant, mais demeure responsable de ses propres obligations de sélection, information, sécurité et sous-traitance lorsqu’elles lui incombent.

40.6. Réduction du dommage

La Partie qui subit un dommage prend les mesures raisonnables pour le limiter. Elle informe l’autre Partie dans un délai permettant d’examiner les faits et de préserver les preuves.

40.7. Consommateurs

Les limitations du présent article ne s’appliquent aux consommateurs que dans la mesure autorisée par la loi et ne privent pas de la réparation des dommages légalement indemnisables.

ARTICLE 41 — FORCE MAJEURE

Aucune Partie n’est responsable d’un manquement causé par un événement échappant raisonnablement à son contrôle, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, conformément au droit applicable.

Peuvent notamment être pris en compte, s’ils remplissent ces conditions, les catastrophes naturelles, incendies, conflits, actes terroristes, épidémies, décisions d’autorité, coupures étendues d’électricité ou de télécommunications, attaques informatiques majeures, défaillances systémiques d’infrastructure ou indisponibilités générales d’un fournisseur essentiel.

La Partie empêchée informe l’autre, limite les conséquences et reprend l’exécution dès que possible. Si l’empêchement se prolonge au-delà de {{consent_duration}}, chaque Partie peut résilier la partie affectée du contrat, sous réserve des droits impératifs.

ARTICLE 42 — PREUVE ÉLECTRONIQUE

Les Parties reconnaissent la valeur probatoire des écrits électroniques, validations, cases cochées, horodatages, identifiants, Journaux, empreintes, confirmations, exports, e-mails, SMS, notifications et enregistrements techniques, sous réserve que leur auteur puisse être identifié et que leur intégrité soit suffisamment garantie.

Les Journaux de l’Éditeur font foi jusqu’à preuve contraire des opérations techniques qu’ils enregistrent. Cette clause n’instaure pas une présomption irréfragable et ne prive aucune Partie de contester l’exactitude, l’intégrité, l’attribution ou le contexte d’un enregistrement.

Une validation dans l’interface ne constitue une signature électronique au sens juridique que lorsque le procédé et l’information fournis le qualifient expressément ainsi. À défaut, elle atteste une action ou un consentement fonctionnel sans emporter les effets d’une signature électronique qualifiée.

Le Client conserve les documents et preuves nécessaires à ses obligations, notamment les originaux, pouvoirs, accusés de réception, justificatifs d’envoi, formulaires, feuilles de présence et procès-verbaux.

ARTICLE 43 — MODIFICATION DES CONDITIONS

43.1. Motifs

L’Éditeur peut modifier les présentes Conditions pour tenir compte d’une évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle, technique, fonctionnelle, économique, de sécurité, d’un Service Tiers ou de l’offre.

43.2. Information

Les modifications sont portées à la connaissance des Utilisateurs par la Plateforme, e-mail ou tout support durable approprié. Le délai d’information tient compte de la nature du changement, de son impact et des règles impératives.

43.3. Acceptation

Lorsque le changement nécessite une nouvelle acceptation, l’accès peut être subordonné à cette acceptation. Lorsque la loi ou le contrat permet une entrée en vigueur après information, la poursuite de l’utilisation au-delà de la date indiquée emporte acceptation.

43.4. Refus

En cas de refus d’une modification substantielle non imposée par la loi et défavorable au Client, celui-ci peut résilier dans les conditions indiquées dans l’information. Les droits des consommateurs relatifs à la modification des services numériques demeurent réservés.

ARTICLE 44 — SOUS-TRAITANCE, CESSION ET CHANGEMENT DE CONTRÔLE

44.1. Sous-traitance

L’Éditeur peut recourir à des sous-traitants pour l’hébergement, la sécurité, le support, les communications, paiements, statistiques et intégrations. Il demeure responsable de ses obligations contractuelles dans les limites prévues par la loi et l’annexe 1.

44.2. Cession

Le Client ne peut céder le contrat ou son Espace Client sans accord préalable, sauf transmission légale ou changement de syndic organisé conformément aux règles applicables. L’Éditeur peut céder le contrat dans le cadre d’une restructuration, cession d’activité, fusion ou changement de contrôle, sous réserve d’en informer le Client et de préserver ses droits.

44.3. Continuité

En cas de changement d’exploitant, les données, engagements, sous-traitants et coordonnées peuvent être transférés dans les conditions légales et contractuelles, avec information des personnes lorsque nécessaire.

ARTICLE 45 — DISPOSITIONS GÉNÉRALES

45.1. Indépendance

Les Parties demeurent indépendantes. Les présentes ne créent ni société, ni mandat général, ni agence commerciale, ni relation de travail, ni représentation, sauf stipulation expresse.

45.2. Non-renonciation

Le fait de ne pas se prévaloir d’un droit ou d’un manquement ne vaut pas renonciation pour l’avenir.

45.3. Divisibilité

Si une clause est déclarée nulle, illégale ou inapplicable, elle est écartée ou adaptée dans la mesure nécessaire, sans affecter les autres stipulations. Les Parties s’efforcent de la remplacer par une stipulation licite d’effet économique et juridique aussi proche que possible.

45.4. Intégralité

Les documents contractuels visés à l’article 3 expriment l’intégralité de l’accord relatif à leur objet et remplacent les échanges ou présentations antérieurs sur le même objet, sans exclure les déclarations frauduleuses ou garanties impératives.

45.5. Langue

La version française prévaut. Une traduction est fournie à titre de commodité, sauf obligation légale contraire.

45.6. Notifications

Les notifications contractuelles sont adressées aux coordonnées du compte ou aux contacts désignés. Le Client informe l’Éditeur de tout changement. Les notifications relatives à une résiliation, un litige, une atteinte aux données ou une sécurité critique utilisent les canaux spécifiques indiqués.

ARTICLE 46 — DROIT APPLICABLE, RÉCLAMATIONS ET JURIDICTION

46.1. Droit applicable

Les présentes Conditions sont régies par le droit français, sous réserve des règles impératives plus protectrices applicables au consommateur résidant dans un autre État.

46.2. Réclamation préalable

Toute réclamation est adressée à {{registered_office}} - Email : {{general_email}}, avec l’identité du demandeur, le compte, la Copropriété concernée, les faits, dates, pièces et solution recherchée. Les Parties tentent de résoudre le différend de bonne foi.

46.3. Professionnels

POUR LES LITIGES ENTRE PROFESSIONNELS, ET SOUS RÉSERVE DES RÈGLES IMPÉRATIVES, COMPÉTENCE EXPRESSE EST ATTRIBUÉE AUX TRIBUNAUX DU RESSORT DE {{rcs_city}}, Y COMPRIS EN CAS DE PLURALITÉ DE DÉFENDEURS, APPEL EN GARANTIE, RÉFÉRÉ OU MESURE CONSERVATOIRE.

46.4. Consommateurs

Le consommateur peut saisir la juridiction territorialement compétente selon les règles légales, notamment celle du lieu où il demeurait au moment de la conclusion du contrat ou de la survenance du fait dommageable. La clause de compétence applicable aux professionnels ne lui est pas opposable.

46.5. Mesures urgentes

Aucune tentative amiable ne fait obstacle à une mesure urgente, conservatoire, probatoire ou destinée à faire cesser une atteinte à la sécurité, aux données, à la propriété intellectuelle ou aux droits d’une personne.

ARTICLE 47 — CONTACTS

Support utilisateur : Email : {{support_email}} - Formulaire : {{support_form_url}} - Horaires : {{support_hours}}.

Réclamations : {{registered_office}} - Email : {{general_email}}.

Données personnelles : {{rgpd_email}}.

Sécurité et vulnérabilités : {{cancellation_address}}.

Signalement de contenu : {{content_reporting_email}}.

Résiliation : {{cookie_manager_url}}.

Médiateur de la consommation : {{company_name}}, {{registered_office}}.

ANNEXE 1 — ACCORD RELATIF AU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La présente annexe fait partie intégrante des Conditions. Elle s’applique lorsque l’Éditeur traite des données à caractère personnel pour le compte du Client en qualité de sous-traitant.

1. Objet et qualification

Le Client est responsable de traitement pour les Données Client dont il détermine les finalités et les moyens essentiels. L’Éditeur est sous-traitant pour les traitements exécutés sur instruction documentée du Client afin de fournir la Plateforme.

2. Description des traitements

Objet : hébergement, organisation, consultation, modification, transmission, sauvegarde, export, sécurité, support et suppression des Données Client dans le cadre de la Plateforme.

Durée : durée du contrat augmentée des périodes de réversibilité, sauvegarde résiduelle, preuve et obligations légales.

Nature : collecte pour le compte du Client, enregistrement, structuration, conservation, adaptation, extraction, consultation, utilisation, communication, rapprochement, limitation, effacement et destruction.

Finalités : gestion de copropriété, utilisateurs, lots, tantièmes, comptabilité, budgets, appels de fonds, documents, assemblées, communications, prestataires, paiements, support, audit, sécurité et Fonctionnalités activées.

Personnes concernées : copropriétaires, indivisaires, associés, occupants, locataires, mandataires, syndics, membres du conseil syndical, salariés, prestataires, fournisseurs, prospects, invités et contacts.

Données : identité, coordonnées, qualité, lots, quotes-parts, données financières et comptables, paiements, documents, messages, votes, connexions, habilitations, images ou enregistrements lorsque activés.

Données particulières : uniquement si le Client les dépose légitimement : contentieux, impayés, données sociales ou informations pouvant révéler indirectement une situation personnelle ; catégories particulières seulement sur instruction licite et avec mesures adaptées.

Opérations : traitements automatisés et manuels strictement nécessaires à la fourniture, maintenance, support, sécurité, réversibilité et amélioration technique du service.

3. Instructions documentées

L’Éditeur ne traite les Données Client que sur instruction documentée du Client, résultant du contrat, des paramètres, actions des Utilisateurs habilités, tickets de support et demandes écrites. Toute instruction supplémentaire entraînant des coûts ou développements peut faire l’objet d’un devis.

L’Éditeur peut traiter des données lorsqu’une obligation légale l’exige ; il en informe le Client avant le traitement, sauf interdiction légale.

L’Éditeur informe le Client s’il estime qu’une instruction enfreint le droit applicable et peut la suspendre jusqu’à clarification.

4. Confidentialité des personnes autorisées

L’Éditeur veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Client soient soumises à une obligation de confidentialité appropriée, formées aux règles de sécurité et n’y accèdent que selon leurs fonctions et habilitations.

5. Mesures de sécurité

L’Éditeur met en œuvre des mesures appropriées, tenant compte des risques, notamment : gestion des identités et habilitations, authentification renforcée, chiffrement en transit, chiffrement au repos lorsqu’approprié, cloisonnement logique, sauvegardes, journalisation, surveillance, gestion des correctifs, tests, procédures d’incident, continuité et contrôle des sous-traitants.

Le détail non public des mesures peut être communiqué sous réserve de confidentialité et sans révéler d’informations susceptibles de réduire la sécurité. Le Client reconnaît que les mesures évoluent afin de tenir compte de l’état de l’art et des risques, sous réserve de ne pas diminuer substantiellement le niveau global de protection.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs listés à {{privacy_policy_url}}. L’Éditeur impose à ces prestataires des obligations de protection substantiellement équivalentes pour les traitements concernés et demeure responsable envers le Client de l’exécution des obligations confiées dans les conditions prévues par le RGPD.

L’Éditeur informe le Client de tout ajout ou remplacement significatif dans un délai raisonnable avant sa prise d’effet. Le Client peut émettre une objection motivée par un risque documenté pour les données. Les Parties recherchent une solution ; à défaut, le Client peut désactiver la Fonctionnalité concernée ou résilier le service affecté selon le contrat.

7. Transferts hors Espace économique européen

Les transferts éventuels reposent sur un mécanisme reconnu : décision d’adéquation, clauses contractuelles types, règles d’entreprise contraignantes ou dérogation applicable, complété lorsque nécessaire par des mesures supplémentaires. Les informations sont précisées dans la liste des sous-traitants ou la politique de confidentialité.

8. Assistance pour les droits des personnes

Compte tenu de la nature du traitement, l’Éditeur aide le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à répondre aux demandes d’exercice des droits. Si une demande est reçue directement, l’Éditeur la transmet au Client sans y répondre sur le fond, sauf autorisation ou obligation légale.

Le Client demeure responsable de vérifier l’identité du demandeur, la recevabilité de la demande, les exceptions applicables et la réponse finale.

9. Assistance à la conformité

L’Éditeur aide raisonnablement le Client pour la sécurité, les violations, analyses d’impact et consultations préalables, en tenant compte des informations disponibles et de la nature du service. Une assistance exceptionnelle, spécifique ou extensive peut être facturée lorsqu’elle ne résulte pas d’un manquement de l’Éditeur.

10. Violations de données

L’Éditeur notifie au Client toute violation de Données Client dont il a connaissance dans les meilleurs délais, en communiquant progressivement les informations disponibles : nature, catégories, volumes estimés, conséquences probables, mesures prises, contact et éléments utiles aux notifications.

La notification de l’Éditeur ne vaut pas reconnaissance de responsabilité. Le Client demeure responsable de déterminer si une notification à l’autorité de contrôle ou aux personnes est requise, avec l’assistance de l’Éditeur.

L’Éditeur conserve une documentation interne des violations relevant de sa responsabilité et coopère avec le Client pour l’établissement de la chronologie, des mesures de remédiation et des éléments probatoires.

11. Sort des données

Au choix du Client et sous réserve du contrat, l’Éditeur restitue ou supprime les Données Client à la fin du service, sauf obligation de conservation. Les sauvegardes résiduelles sont isolées, protégées et supprimées selon leur cycle.

Le Client effectue les exports nécessaires avant l’expiration de la période de réversibilité. Les prestations de restitution sur mesure sont régies par l’article 38.

12. Audits

L’Éditeur met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe. Le Client peut demander un audit au plus une fois par an, sauf incident ou exigence d’autorité, avec préavis, pendant les heures ouvrées, par un auditeur indépendant soumis à confidentialité.

L’audit ne doit pas compromettre la sécurité, les données d’autres Clients, le secret des affaires ou la continuité. Les coûts sont supportés par le Client sauf non-conformité substantielle imputable à l’Éditeur.

L’Éditeur peut proposer en priorité des rapports d’audit, attestations, questionnaires de sécurité ou éléments documentaires pertinents. Un audit sur site n’est organisé que si ces éléments sont insuffisants au regard d’un risque justifié.

13. Registres et coopération avec l’autorité

Chaque Partie tient le registre qui lui incombe. L’Éditeur coopère avec l’autorité de contrôle dans les limites de ses obligations et informe le Client d’une demande portant sur ses Données Client, sauf interdiction légale.

14. Responsabilité

La responsabilité au titre de la présente annexe est régie par les Conditions et par les règles impératives de protection des données. Aucune clause ne limite les pouvoirs des autorités ni les droits des personnes concernées.

ANNEXE 2 — POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE L’ÉDITEUR

1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement est : {{company_name}}, {{registered_office}} - Email : {{general_email}}.

Le contact pour la protection des données est : {{rgpd_email}} / {{registered_office}}.

2. Traitements principaux

2.1. Création et gestion des comptes

Données : identité, coordonnées, rôle, organisation, identifiants, préférences, historique d’acceptation.

Finalités : création, authentification, gestion des accès, invitations, administration et communication de service.

Base légale : exécution du contrat ou mesures précontractuelles ; intérêt légitime pour la sécurité et l’administration.

Destinataires : personnels habilités, Client administrateur et prestataires techniques nécessaires.

Durée : durée du compte puis {{retention_accounts}}.

2.2. Fourniture, support et maintenance

Données : tickets, échanges, captures, informations techniques, opérations demandées, données nécessaires au diagnostic.

Finalités : assistance, résolution des anomalies, maintenance, amélioration et suivi de la qualité.

Base légale : exécution du contrat ; intérêt légitime pour l’amélioration et la défense des droits.

Durée : durée du contrat puis 3 ans après la clôture du ticket.

2.3. Sécurité, Journaux et prévention de la fraude

Données : adresse IP, terminal, navigateur, horodatage, action, erreurs, identifiants techniques, alertes et anomalies.

Finalités : protection des comptes et données, détection d’incident, preuve, investigation et prévention des abus.

Base légale : intérêt légitime ; obligations légales de sécurité lorsqu’applicables.

Durée : {{retention_logs}}.

2.4. Facturation et comptabilité

Données : identité du Client, coordonnées, offre, factures, paiements, incidents et références de transaction.

Finalités : souscription, facturation, recouvrement, comptabilité et obligations fiscales.

Base légale : contrat et obligations légales.

Durée : durées légales applicables et prescriptions.

2.5. Communications de service

Données : adresse électronique, téléphone, préférences, statut de délivrance et historique des envois.

Finalités : invitations, alertes, confirmations, sécurité, changements contractuels et informations nécessaires au service.

Base légale : exécution du contrat ; intérêt légitime pour les messages de sécurité.

Durée : durée du compte et 5 ans.

2.6. Prospection et actualités

Données : coordonnées, qualité, préférences, origine du contact, désinscription et interactions lorsque autorisées.

Finalités : informations commerciales, contenus, enquêtes et présentation de nouvelles offres.

Base légale : consentement ou intérêt légitime selon le destinataire, la relation existante et la nature du message.

Durée : jusqu’au retrait ou {{retention_prospects}}, avec conservation de la liste d’opposition pendant {{consent_duration}}.

2.7. Mesure d’audience et amélioration

Données : identifiants, navigation, terminal, événements fonctionnels et performances.

Finalités : mesure, compréhension des usages, correction et amélioration.

Base légale : consentement ou exemption lorsque toutes les conditions sont remplies.

Durée : {{consent_duration}}.

2.8. Obligations, précontentieux et contentieux

Données : contrats, preuves, échanges, Journaux, réclamations et éléments de litige.

Finalités : respect des obligations, établissement, exercice et défense des droits.

Base légale : obligation légale et intérêt légitime.

Durée : durée des obligations et prescriptions applicables.

3. Sources des données

Les données proviennent de l’Utilisateur, du Client ou de ses Administrateurs, de l’utilisation de la Plateforme, des Services Tiers activés, de bases publiques lorsque cela est indiqué, et des prestataires de paiement ou de communication.

4. Caractère obligatoire

Les champs obligatoires sont identifiés. Leur absence peut empêcher la création du compte, l’authentification, l’exécution d’une Fonctionnalité, la facturation ou le traitement d’une demande.

5. Destinataires

Les données sont accessibles aux personnels habilités, au Client et à ses Administrateurs selon les Rôles, aux prestataires nécessaires, ainsi qu’aux autorités, assureurs ou conseils lorsque la loi, la défense des droits ou la sécurité l’exige.

Chaque destinataire n’accède qu’aux données nécessaires à ses missions et est soumis aux obligations de confidentialité et de sécurité applicables.

6. Décisions automatisées

Sauf information particulière, l’Éditeur ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur le seul fondement d’un traitement automatisé. Les mécanismes de détection de fraude ou de sécurité peuvent déclencher une restriction provisoire soumise à vérification humaine.

7. Transferts internationaux

Les transferts hors Espace économique européen et garanties sont décrits dans la liste des sous-traitants : {{privacy_policy_url}}. Les personnes peuvent obtenir des informations sur les garanties applicables auprès du contact RGPD, sous réserve des droits des tiers.

8. Droits des personnes

Les personnes disposent, selon les conditions légales, des droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, retrait du consentement et directives relatives au sort des données après décès. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements antérieurs.

Elles peuvent introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

9. Exercice des droits

Les demandes sont adressées à [À COMPLÉTER : adresse]. Elles précisent l’objet et permettent d’identifier le compte concerné. Une pièce d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable et seules les informations nécessaires à la vérification sont collectées.

Lorsque les données sont traitées pour le compte d’un Client, la demande peut être transmise à ce Client, responsable de traitement.

10. Sécurité

L’Éditeur met en œuvre les mesures décrites dans les Conditions et l’annexe 1. Les Utilisateurs doivent respecter la charte de sécurité et signaler immédiatement toute compromission.

11. Mineurs

La Plateforme n’est pas destinée à la création autonome de comptes par des mineurs. Lorsque des données de mineurs sont nécessaires à la gestion d’une Copropriété, le Client veille à la base légale, à la minimisation et aux restrictions d’accès.

12. Mise à jour de la politique

La politique peut être mise à jour pour tenir compte d’une évolution des traitements ou du droit. Les changements substantiels sont portés à la connaissance des personnes par un moyen approprié.

ANNEXE 3 — POLITIQUE RELATIVE AUX COOKIES ET AUTRES TRACEURS

1. Responsable et périmètre

Le responsable des traceurs déposés par la Plateforme est {{company_name}}, sauf lorsque le fournisseur d’un traceur détermine ses propres finalités et agit comme responsable distinct ou conjoint, ce qui est indiqué dans le tableau des traceurs.

La présente politique concerne les sites, applications, espaces authentifiés, courriels et technologies analogues exploités dans le cadre de Coopro.

2. Gestionnaire du consentement

Le bandeau et le centre de préférences permettent d’accepter, refuser ou personnaliser les traceurs non essentiels. Aucun refus ne doit être plus complexe que l’acceptation. Le choix est conservé pendant {{retention_backups}}, puis sollicité de nouveau lorsque nécessaire.

Le consentement est recueilli par finalité et peut être retiré à tout moment, sans conséquence sur les Fonctionnalités strictement nécessaires.

3. Catégories de traceurs

3.1. Traceurs strictement nécessaires

Ils peuvent servir à maintenir une session, répartir la charge, sécuriser un formulaire, mémoriser un choix, authentifier un Utilisateur, prévenir la fraude, conserver un panier ou fournir une Fonctionnalité expressément demandée. Ils sont utilisés sans consentement uniquement lorsque les conditions d’exemption sont réunies.

3.2. Préférences et personnalisation

Ils mémorisent des choix d’affichage, de langue, d’ergonomie ou de configuration. Lorsqu’ils ne sont pas strictement nécessaires au service demandé, ils sont soumis au consentement.

3.3. Mesure d’audience

La mesure d’audience soumise au consentement n’est activée qu’après accord. Une solution exemptée doit être configurée pour une finalité strictement limitée, des données minimisées, une durée encadrée, l’absence de suivi global et les autres conditions applicables.

3.4. Marketing, publicité et partenariats

Les traceurs publicitaires, de reciblage, de mesure de campagne, d’affiliation, de partage social ou de profilage sont désactivés tant que le consentement n’a pas été donné.

3.5. Pixels dans les courriels

Les pixels de suivi peuvent révéler l’ouverture, le moment, l’appareil, l’adresse IP ou les interactions. Ils sont utilisés selon la finalité annoncée et avec consentement lorsque requis. Le mécanisme de retrait est accessible depuis les préférences ou Recommandé avec accusé de réception ou email recommandé.

3.6. Stockage local, SDK et identifiants d’application

Le stockage local peut conserver des préférences, éléments de session, brouillons ou données nécessaires au fonctionnement. Les SDK et identifiants d’application sont soumis aux mêmes règles de transparence, nécessité et consentement que les cookies.

4. Tableau à compléter avant mise en ligne

Pour chaque traceur ou technologie, l’Éditeur complète et publie les informations suivantes :

nom du traceur ou de la clé de stockage ;

fournisseur et qualification RGPD ;

domaine ou application concernée ;

finalité précise ;

catégorie : nécessaire, préférence, audience, marketing ou autre ;

données lues ou déposées ;

durée de vie du traceur et durée de conservation des données ;

fondement de l’exemption ou nécessité du consentement ;

destinataires et transferts hors Espace économique européen ;

lien vers la politique du fournisseur ;

moyen de retrait ou de paramétrage.

[À COMPLÉTER : insérer le tableau exhaustif issu d’un audit réel des cookies, du stockage local, des pixels, SDK et scripts chargés sur chaque environnement de production.]

5. Durées

La durée de vie des traceurs et la conservation des données sont limitées à ce qui est nécessaire. Pour une mesure d’audience bénéficiant d’une exemption, les durées et paramètres respectent les conditions publiées par la CNIL. Les choix d’acceptation ou de refus sont conservés pendant une durée permettant de ne pas solliciter l’Utilisateur de manière excessive.

6. Paramètres du navigateur et du terminal

L’Utilisateur peut également configurer son navigateur, son terminal ou son application. Le blocage de traceurs strictement nécessaires peut empêcher l’authentification, la sécurité ou certaines Fonctionnalités.

7. Mise à jour

Le tableau est mis à jour lors de l’ajout, du retrait ou de la modification d’un traceur. Un nouveau consentement est recueilli lorsque la finalité, le fournisseur ou les destinataires changent de manière incompatible avec le choix initial.

ANNEXE 4 — CHARTE DE SÉCURITÉ ET D’UTILISATION ACCEPTABLE

1. Mesures minimales du Client

désigner au moins deux Administrateurs lorsque l’organisation le permet, afin d’éviter une dépendance à une seule personne ;

activer la double authentification pour les Administrateurs et comptes ayant accès à des données financières, documents sensibles ou API ;

interdire le partage d’identifiants et utiliser un gestionnaire de mots de passe fiable ;

retirer les accès le jour du départ, de la fin de mandat ou du changement de qualité ;

vérifier au moins trimestriellement les Rôles, comptes inactifs, clés API et intégrations ;

maintenir les systèmes, navigateurs, antivirus et terminaux à jour ;

ne pas télécharger de données sur un équipement public, partagé ou non maîtrisé ;

chiffrer les équipements mobiles et activer le verrouillage automatique ;

effectuer des exports réguliers et tester la restauration ;

former les Utilisateurs au hameçonnage, aux faux RIB, aux fraudes au président et aux liens de réunion ;

mettre en place une vérification hors bande pour tout changement de coordonnées bancaires ou paiement sensible ;

signaler immédiatement tout incident au contact de sécurité.

2. Opérations à contrôle renforcé

Le Client prévoit une double vérification ou séparation des tâches pour les changements de RIB, paiements importants, exports massifs, suppression d’une Copropriété, création de clés API, modification des Administrateurs, publication d’un procès-verbal et envoi d’une campagne à grande échelle.

3. Sécurité des postes et réseaux

Les postes doivent être protégés par des mises à jour automatiques, un verrouillage, un antivirus ou mécanisme équivalent et une limitation des droits d’administration. Les réseaux Wi-Fi publics ou non fiables ne doivent pas être utilisés pour des opérations sensibles sans protection appropriée.

4. E-mails et ingénierie sociale

Aucun mot de passe, code 2FA, clé API ou secret ne doit être communiqué par e-mail ou téléphone. Toute demande urgente de paiement, changement de RIB, export ou ajout d’Administrateur doit être vérifiée auprès d’un interlocuteur connu par un canal distinct.

5. API et intégrations

Les secrets sont stockés dans un gestionnaire sécurisé, renouvelés périodiquement et immédiatement après suspicion de fuite. Les permissions sont limitées à ce qui est nécessaire. Les webhooks sont authentifiés et les erreurs surveillées.

6. Incidents

En cas d’incident, l’Utilisateur cesse l’action risquée, déconnecte le terminal compromis si nécessaire, conserve les preuves, change ses secrets depuis un équipement sain, alerte l’Administrateur et l’Éditeur, et suit le plan de réponse.

7. Changement de syndic ou de responsable

Lors d’un changement de syndic ou d’administrateur, le Client organise la liste des données à transmettre, vérifie les pouvoirs, exporte les documents, révoque les comptes et intégrations de l’ancien intervenant, et confirme la réception par le successeur.

8. Interdictions techniques

Il est interdit de contourner les contrôles, scanner la Plateforme, tenter une élévation de privilèges, extraire massivement des données, accéder à un autre Espace Client, désactiver une journalisation, partager une clé ou tester une vulnérabilité sans autorisation écrite définissant le périmètre et les méthodes.

ANNEXE 5 — FORMULAIRE TYPE DE RÉTRACTATION

Veuillez compléter et renvoyer le présent formulaire uniquement si vous souhaitez vous rétracter d’un contrat conclu à distance et si vous bénéficiez légalement de ce droit.

À l’attention de : {{company_name}}, {{registered_office}}, Email : {{general_email}}.

Je vous notifie par la présente ma rétractation du contrat portant sur la fourniture du service Coopro ci-dessous :

Offre ou service : [À COMPLÉTER par le consommateur].

Date de commande ou de souscription : [À COMPLÉTER par le consommateur].

Nom du consommateur : [À COMPLÉTER par le consommateur].

Adresse du consommateur : [À COMPLÉTER par le consommateur].

Adresse électronique du compte : [À COMPLÉTER par le consommateur].

Date : [À COMPLÉTER par le consommateur].

Signature, uniquement en cas d’envoi papier : [À COMPLÉTER par le consommateur].

FIN DES CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION